Wenn Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter ihre private E-Mail-Adresse z.B. der Einrichtungsleitung zur Verfügung stellen, dürfen diese keinesfalls öffentlich in einem E-Mail-Verteiler verwendet werden.

Generell ist im Voraus zu prüfen, ob die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter für den jeweiligen Anlass der E-Mail überhaupt die Erlaubnis erteilt haben.

Beim Verwenden der privaten E-Mail-Adressen handelt es sich um personenbezogene Daten die entsprechend geschützt werden müssen.

Sollte eine Rundmail geschrieben werden, müssen diese E-Mail-Adressen in der Empfängerzeile BCC erfasst werden. Nur so kann verhindert werden, dass Dritte Kenntnis über die uns anvertrauten privaten E-Mail-Adressen erlangen.

Anderenfalls handelt es sich um eine Datenpanne, welche gemäß DSGVO meldepflichtig ist.

Achtung! Wenn innerhalb des Unternehmens ausschließlich mit geschäftlichen E-Mail-Adressen gearbeitet wird, dann können natürlich alle Empfänger problemlos in Kopie (CC) genommen werden.

Wir möchten Sie aus aktuellem Anlass freundlichst darum bitten, darauf zu achten, dass in den öffentlichen Bereichen der Einrichtungen keine Dokumente mit personenbezogenen Daten ausgelegt werden dürfen.

Hierzu zählen beispielsweise Besucherlisten, vor allem aber Dokumente zur Kontaktnachverfolgung und zur Erfassung der personenbezogenen Daten beim Testen der Besucher (Gesundheitsdaten).

Bei einem Verstoß sind wir dazu verpflichtet die Datenpanne umgehend (innerhalb 72 Stunden) der jeweiligen Aufsichtsbehörde zu melden.