Implementierung des neuen Einkaufsportals

Was ist das Einkaufsportal?

Die Einkaufsprozesse und -strukturen bei der SCHÖNES LEBEN Gruppe waren in großen Teilen heterogen, angefangen bei den verschiedensten Bestellwegen:

  • Bareinkäufe
  • Telefon
  • Fax
  • Webshop (Hartmann HILMAS, Mobiloclean, Ordermanager, etc.)
  • Eigene Systeme (PCM, Menü Manager, Jomo Soft,RICOH etc.)

Um die nötige Effizienz der Prozesse für das Gesamtunternehmen und die Transparenz für die Steuerung des Einkaufs zu erhalten, wurden die Bestellwege mit einem Einkaufsportal nun vereinheitlicht.

Künftig soll auch der Rechnungsprozess integriert werden, beispielsweise: Bei vorliegender Bestellung und bestätigtem Wareneingang muss keine zusätzliche sachliche Rechnungsprüfung mehr durchgeführt werden.

Zudem hat der Einkauf auf Basis eines zentralen Systems eine sehr gute Grundlage zur Steuerung und Entwicklung der strategischen Partnerschaften mit den Lieferanten und Dienstleistern.

Seit wann läuft die Implementierung?

Im Januar 2021 wurde die erste Pilotphase gestartet, indem die größte Pilotkategorie „Lebensmittel“ mit einem jährlichen Einkaufsvolumen in Höhe von ca. 10 Millionen Euro in das Einkaufsportal aufgenommen und freigeschaltet wurde. Im März dieses Jahres hat nach der erfolgreichen Testphase der offizielle Launch des Portals stattgefunden. Seither werden sukzessive weitere Pilotkategorien in das Einkaufsportal aufgenommen.

Was war die größte Herausforderung bei der Implementierung?

Aller Anfang ist schwer und so war die größte Herausforderung, zu der Entscheidung zu kommen, ein Einkaufsportal mit verschiedenen Vorteilen einzuführen. Die nächste Herausforderung, der wir uns stellen werden, wird die Harmonisierung der Sortimente der unterschiedlichen Gesellschaften.

Wer war alles in der Projektgruppe involviert?

Das Projekt wurde vom Einkauf mit Abstimmung durch die Abteilungen IT, Rechnungswesen und Controlling durchgeführt.

Wer kann es nutzen? Wessen Arbeitsalltag erleichtert es?

Das Einkaufsportal nutzen zukünftig alle Mitarbeiter, die wiederkehrende Bestellungen tätigen (Küchenleitungen, Einrichtungsleitungen, Pflegedienstleitungen, einzelne Mitarbeiter der Verwaltung und Rezeption, Haustechniker, Hauswirtschaftsleitungen) und der Zentraleinkauf. Damit wird der Bestellablauf deutlich schneller und transparent.